O sistema para pousadas é uma ferramenta que contém diversos processos hoteleiros para organizar e controlar, evitando todos os problemas diários de uma hospedagem.
A primeira coisa que o hoteleiro precisa se preocupar ao investir em um sistema de gestão é com o suporte, principalmente na implantação, porque é fundamental o usuário saber como lidar com o software nas suas variadas situações. Isso impacta diretamente no preço, se o sistema for barato demais e não te dá o suporte que você necessita, dessa maneira, o sistema é caro porque você não vai saber operá-lo.
Você só deve investir em um sistema para pousadas de forma sustentável e que possa contar com parceiros que irão te ajudar nas horas mais difíceis. Veja bem, de pouco adianta atrair muitos hóspedes e novas reservas se você não está pronto para gerenciar uma quantidade considerável de informações ou atender bem a todos os processos que envolvem a pré-reserva até o checkout.
Investir em software para pousada também vai aumentar a produtividade da equipe, vai dar mais segurança nas informações obtidas e retirar a dependência que os profissionais podem ter do hoteleiro, muitas vezes o dono da pousada.
Com um sistema para pousada, a equipe de atendimento consegue trabalhar com certa autonomia, sendo que o proprietário pode ter acesso a toda movimentação de qualquer lugar do mundo.
Atualmente o nosso conselho é o hoteleiro adquirir um sistema que seja 100% online. Esse tipo de sistema não precisa ser instalado nos computadores, não necessita de servidores locais ou configuração de rede.
A segurança é outro fator muito importante, o fornecedor do sistema precisa garantir o backup das informações, sem risco de perda e contra sequestro de dados.
Necessário também que o suporte seja mais humanizado e rápido, que seja 24h via telefone, email, whatsapp ou através do manual online e que tenha como preocupação a redução de custos, por exemplo: automação de tarefas que otimiza o tempo das operações e diminui custo com funcionários.
Proporcionar facilidades de integração com vários canais de vendas, por exemplo: BooKing.com, Decolar, AirBnB, CVC corp, Hurb Hotel Urbano, TrendBrasil, Hoteis.com e etc.
Além disso, precisa contar também com cadastro de hóspedes, gerenciamento financeiro, de ocupação, administração de serviços, controle de estoque relatórios e indicadores.
1- Gerencimento da ocupação
As planilhas manuais são passíveis de erros, ao controlar a ocupação da sua pousada através desse método pode acontecer vários tipos de erro ou esquecimentos na hora da sua atualização. Portanto, numa rotatividade média de hóspedes fica praticamente impossível trabalhar dessa forma, contratanto um sistema profissional de administração você ganha muito mais tempo e efetividade no seu cotidiano, isso propicia mais economia na hora do checkin e checkout, você administra tarifas e categorias de quarto de forma simples, com plena visão em uma única tela, o Mapa de Reservas.
Além disso, um sistema para pousadas automatizado ajuda a evitar o temido overbooking. O sistema emite reconfirmações de reservas com data para checkin próximas, além de auxiliar na gestão do café da manhã, limpeza, checkout e etc...
2- Gestão financeira
O financeiro é o calcanhar de Aquiles em qualquer empreendimento, mas exatamente quantas e quantas empresa sofrem com isso. No caso, o mercado possui ainda muitos profissionais fazendo essas operações no Excel fechadinho na casa dele, pois é eu falo por experiência própria porque a minha formação na tecnologia da informação, quero dizer que o financeiro não é um problema. O gerenciamento de recursos financeiros da pousada é uma tarefa simples, mas de grande responsabilidade, ou seja, uma administração financeira desorganizada pode comprometer seriamente o negócio.
O sistema financeiro para pousada oferece um controle geral do contas a paga, a receber incluindo os cartões de crédito ou se a pousada usa boleto, o controle financeiro faz tudo muito mais fácil do que o manual. Com o plano de contas, o módulo financeiro foi desenvolvido de acordo com a necessidade de cada hoteleiro, ou seja, você vai usando e o sistema vai sendo integrado e funcionando da mesma forma que você usa no seu dia a dia. Com o sistema você ganha mais tempo, organização e lucratividade.
O cliente pode controlar a questão do entra e sai de recursos e, tudo isso, depois vai se transformando em relatórios administrativos, como por exemplo: demonstrativo de resultado, avaliação do passado para projetar o futuro, consegue saber como vai a saúde financeira para o próximo período. São ferramentas que ajudam a provisionar os pagamentos, a programar os recebimentos de acordo com as reservas. Além disso, também é interessante explorar a possibilidade de enxergar de forma clara os gráficos financeiros que embasam as decisões de investimentos e ajudam na elaboração de planos orçamentários.
3- Ferramentas de gerenciamento dos serviços
O importante no sistema para pousadas é fazer administração de modo prático, rápido e seguro. Com tecnologia de ponta para otimizar processos administrativos e, de preferência, com um sistema de relacionamento com o hóspede que são informações valiosas para as tomadas de decisão mais importantes. Quando se trata de uma pousada, a informalidade deve ficar apenas no tratamento com os hóspedes, de resto tem que ser muito profissional.
A rotinas administrativas devem ser acompanhadas com funcionalidade que refletem o seu profissionalismo, tais como:
> Proporcionar CheckIn antecipado com ficha de hospedagem eletrônica;
> Avisos de consumação durante a estadia;
> Pesquisa de satisfação automática após checkout;
> Mensagem automática de aniversários;
> Sistema de E-mail marketing;
> Cobranças através de boletos.
Todos os consumos e demandas durante a estada devem ser contabilizados e também apresentados a eles na hora da cobrança final ou pela área de acesso ao cliente no sistema. Todos os serviços extras e consumos devem ser registrados de forma que, havendo troca de funcionários por qualquer motivo, a informação fique disponível para quem assumir o posto.
4- Cadastro de hóspedes
Cada hóspede que é cadastrado na pousada é muito valioso e precisa ser cuidado com atenção e zelo. Porém, isso é realmente válido quando você tem um um banco de dados com as informações dos seus hóspedes, incluindo itens sobre sua passagem pela pousada, recorrência em que ele o visita e suas preferências pessoais.
Com o cadastro feito, você pode agir de várias formas para facilitar a sua volta:
> Proporcionar um sistema de reserva com gerenciamento de grupos e eventos;
> Ter um módulo de recepção com checkin e checkout;
> Obter relatórios e controles de governança por unidade;
> Controlar múltiplos PDV's (pontos de vendas);
> Controlar a carteira e relacionamento com hóspedes;
Com celulares, os novos recursos do sistema para pousadas Online estão sempre disponibilizados sem a necessidade de instalação local. Com acesso às informações do sistema em qualquer lugar, em tempo real, através de qualquer equipamento.
5- Relatórios, indicadores e facilitadores
Uma administração eficiente se vale de indicadores e relatórios para analisar o passado, acompanhar o presente e projetar as metas futuras.
Se você ainda não tem um mecanismo para analisar dados importantes, considere a hipótese de investir em um sistema para pousadas. Será um facilitador nas suas tomadas de decisão. Você pode contar com muito mais para automatizar ações importantes:
> Emissões de NFe, NFCe, NFSe - OnBusca;
> FNRH - Ficha Nacional de Registro de Hóspede - Ministério do Turismo;
> Mensagens automáticas por Whatsapp - CIRD;
> Asksuite e Chatbot que automatizam o atendimento no site do hoteleiro;
> Controle de Internet de Hóspedes (HotSpot);
> TEF - Maquininhas de cartões de crédito;
> Marketing de Indicações (Pesquisa amplifique.me)
No sistema para pousadas basicamente temos a integração administrativa e a integração comercial. A integração administrativa conecta equipamentos automatizando todo o controle interno. Possui integrações simplificadas com equipamentos locais para automatizar todo o processo da hotelaria, tais como: impressoras Bematech, fechaduras eletrônicas, emissão de notas fiscais, pontos de Wi-Fi etc.
A integração comercial é voltada para nos canais de vendas, ou seja, o sistema para pousadas integra automaticamente todos os meios que o hoteleiro tem para ocupar as sua unidades, tais como: BooKing.com, Decolar, AirBnB, CVC corp, Hurb Hotel Urbano, TrendBrasil, Hoteis.com e etc. Além disso, o sistema possui outras possibilidades de integração comercial que aumentam a taxa de ocupação do hoteleiro, como: sistema de relacionamento com o hóspede, que possibilita automatizar mensagens de aniversários, mensagens via whatsapp e até mesmo promoções ou ofertas. Em suma, as integrações comerciais são serviços online do sistema para pousadas que integram ferramentas na Internet para fazer crescer o negócio do hoteleiro.
Antes de responder a esta pergunta, vou falar sobre três pontos importantes para hotelaria: Conquistar novos clientes; Receber seus clientes e atender todas as suas necessidades.
Manter relacionamento garantindo retorno e indicações. Para conquistar novos clientes o hoteleiro precisa usar as publicidades, atrativos da região (turística e/ou negócios), parcerias com agências de viagens, vendas coletivas, etc. Receber seus clientes significa:
a. Oferecer uma estrutura física compatível com a própria casa do cliente. Informação importantíssima para escolher o público alvo, pois interfere no conforto e nas escolhas de colchões, duchas, decoração, mobílias, ambientes comuns e etc;
b. Atender o mais rápido possível às solicitações dos clientes, incluindo a entrada (check-in), consumações, emergências, prestação de serviço e saída (check-out);
c. Estar sempre disponível com o tempo que o cliente achar necessário para atendê-lo, e bater um bom papo. Manter relacionamento antes, durante e depois das estadias:
1- O cliente deve ser um amigo do estabelecimento, e amigos são lembrados nas datas comemorativas, nas notícias pertinentes aos seus interesses, convites, etc;
2- Ouvir o cliente e sempre responder adequadamente. Receber as críticas e melhorar constantemente os serviços. Receber os elogios e mostrar para o público o que estão falando do seu estabelecimento. Um bom relacionamento gera retorno e indicações para novos clientes.
Agora eu posso responder a pergunta, o que é eficiência hoteleira? Executar os três pontos da melhor forma possível e pelo menor custo.O hoteleiro precisa:
Focar nos três pontos;
Passar para seus funcionários a importância de cada ponto gerando sinergia entre eles;
Ter parceiros que pensem da mesma forma. Eu entro como um parceiro que pensa da mesma forma.
Enquanto a maior parte das empresas de software pensam em vender seus sistemas e ser mais uma despesa para seu estabelecimento, minha empresa pensa diferente. Trabalhamos com o objetivo de melhorar a eficiência hoteleira.
Vamos rever os três pontos: Conquistar novos clientes:contribuímos com os hotéis através do nosso portal turístico, www.todeferias.com.br. Não temos conhecimento de outra empresa de software preocupada com a publicidade de seus clientes;
Receber bem seus clientes: ajudamos a eficiência sendo o mais rápido possível no atendimento. Enviamos ficha eletrônica para o hóspede preencher seus dados de forma online e ainda antes da sua chegada, evitando uso de papel e ganhando tempo na entrada.
A cada consumação mandamos para o cliente o extrato de sua conta, deixando a rotina transparente e ganhando tempo na saída; Manter Relacionamento: automatizamos e-mail para aniversariantes, convite para o cliente retornar após 11 meses, ferramenta de mala direta personalizada com o nome do cliente e, o principal, pesquisa de satisfação eletrônica. Através da pesquisa eletrônica o cliente fala com o hotel ou pousada.
As críticas irão contribuir para melhorar os serviços e os elogios serão vistos em nossa publicidade e no site do estabelecimento.
Reflita se seu estabelecimento está sendo eficiente e se o parceiro de gestão está preocupado com a sua eficiência. Talvez esteja executando bem os três pontos, mas o custo pode estar alto. Fazer publicidade, sistema e relacionamento com fornecedores diferentes aumenta o custo e reduz a eficiência.
O motor de reservas para hotel e pousada é um sistema de gerenciamento que substitui sites de reservas on-line, como por exemplo o Booking, 123milhas. Isso significa que o site da própria pousada pode reservar o quarto sem o intermédio dessas agências
O sistema para pousadas pode integrar com vários motores disponíveis no mercado, tais como: Hsystems, Omnibees, Foco Multimídia, Bukly, Siro e Pmweb (Lets Book), possui ainda atualizações automáticas das disponibilidades, gerenciadores de canais de vendas e motores, reservas automáticas no mapa de ocupação, pagamentos eletrônicos, cadastros automáticos de extras, taxas de serviços e turismo, automação do faturamento de vendas corporativas.
A principal vantagem de ter um Motor de Reserva no próprio site é que ele permite que o estabelecimento de hospedagem receba reservas diretas, sem as comissões aplicadas pelo serviço intermediário. Veja outras vantagens:
> Uma margem de lucro mais alta para acomodações;
> Taxa de conversão mais alta;
> Mais segurança nas transações on-line;
> Possibilidade de venda de produtos e serviços junto com a reserva;
> Economia de tempo tanto para os clientes quanto para as acomodações, especialmente quando combinado com o uso de um Channel Manager, ou seja, ele permite que você atualize de forma centralizada e automatizada a disponibilidade e tarifas do seu hotel nos canais em que ele está sendo distribuído.
O PMS é um sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras(PMS) era definido como uma plataforma que permitia ao hotel ou pousadas gerenciar recursos de composto principalmente pelas áreas de atendimento, relacionamento, marketing, investimentos e vendas, como realização de reservas, checkin/checkout de hóspedes, atribuição de quartos, gerenciamento de tarifas de quartos e faturamento. O PMS para pousadas fornece uma plataforma de software que substitui processos que demandam muito tempo, papel e planilhas.
A tecnologia PMS para hotéis vem evoluindo cada vez mais com integrações melhores que oferecem vários tipos de serviços. O PMS para hotéis agora é um sistema de operações de negócios essencial que permite aos hoteleiros oferecer uma experiência perfeita ao hóspede. O PMS para hotéis agora integra outros serviços no local que afetam a experiência completa do hóspede, incluindo:
> Movimentação de alimentos e bebidas
> Arrumação de quartos e gerenciamento de sua manutenção
> Execução de vendas e serviço de alimentação feito por uma empresa que prepara as refeições em um local apropriado para isso e depois as serve em outro espaço, indicado pelo contratante para reservas de grupos e gerenciamento de eventos
> Gerenciamento de despesas e receitas
> Distribuição entre vários canais
As plataformas de PMS para hotéis baseadas em nuvem e habilitadas para dispositivos móveis oferecem aos hotéis e pousadas uma forma inovadora de se envolver com os hóspedes, permitindo aos hotéis reduzirem os custos de TI e simplificar a infraestrutura deles. Os sistemas são administrados pelo fornecedor e são fáceis de usar. Atualizações, upgrades e correções são feitos automaticamente, economizando tempo e dinheiro aos hotéis e pousadas.
Conheça mais sobre o Sistemas de Gerenciamento de Propriedades (PMS) Hoteleiras
Customer Support is typing…
